Essentiel d être un coordonnateur de la formation réussi
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mai 13, 2018
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Les étapes pour une stratégie de déménagement de bureau efficace

Les étapes pour une stratégie de déménagement de bureau efficace

Si votre entreprise est en expansion, des modifications à votre bureau physique sont probablement en cours.

Vous êtes en bonne compagnie.

Selon des statistiques, les dépenses commerciales ont augmenté de 2,6% pour atteindre 7,4 milliards de dollars au troisième trimestre de 2017, en raison principalement de la hausse des investissements dans la construction d’immeubles de bureaux.

Alors que les déménagements commerciaux sont à la hausse, peu d’entreprises disposent d’une stratégie documentée de relocalisation.

Beaucoup de nouveaux clients nous ont dit que leur expérience de déménagement était marquée par une mauvaise communication, ce qui entraînait souvent des boites mal acheminées, des objets perdus et un stress excessif.

Alors, comment votre bureau peut-il éviter ces pièges?

Votre projet de relocalisation nécessite une direction stratégique.

Pour aider à réduire le stress et à assurer une transition en douceur pour les employés et l’entreprise, voici un aperçu de ce qu’une stratégie de déménagement de bureau efficace devrait comprendre:

Réponses aux questions clés

Relocaliser votre entreprise sans stratégie documentée, c’est comme conduire quelque part où vous n’êtes jamais allé, sans indications. Cela fait perdre du temps, de l’énergie et de l’argent. Toute question comportant des chiffres, notamment: le nombre d’employés qui déménagent, le nombre de boîtes de déménagement nécessaires, les dates clés, les délais et l’inventaire des stocks sont des exemples parfaits de ce qui affectera votre déménagement à venir. Il faut y répondre à l’avance.

Avantages personnels et commerciaux
Une stratégie est aussi bonne qu’elle soit exécutable. Mais les gens sont moins préoccupés par le comment s’ils ne croient pas au pourquoi. Les conversions aideront votre stratégie à réussir. Une fois que la majorité aura accepté l’idée de déménager, il sera beaucoup plus facile de les motiver à suivre un plan d’action. Nous pensons que le meilleur moyen d’engager et de fidéliser les personnes est de les impliquer dès le début. Commencez par expliquer les avantages personnels et professionnels d’un nouvel espace de bureau. Liez la délocalisation à des objectifs personnels et à ceux de l’entreprise qui rejoignent vos employés. Cela leur mettra de bonnes humeur et leur permettra de mettre en œuvre votre stratégie.

Soutien aux employés
Déterminez le type de participation de vos employés dans la préparation du bureau pour le jour du déménagement et les informations dont ils auront besoin pour réussir. Ensuite, décidez de la meilleure façon de communiquer avec eux lors de la réinstallation de votre bureau. Pour réduire le stress associé au déménagement de bureaux, demandez aux responsables d’évaluer les besoins individuels de leurs employés et d’être aussi proactif que possible. Les employés qui ont des familles, par exemple, auront des préoccupations différentes de celles des jeunes célibataires ou des quasi-retraités. Toutes les préoccupations sont égales et méritent votre temps et votre attention. Offrez aux membres du personnel l’occasion de poser des questions et d’obtenir plus d’informations. Amenez dans votre bureau des déménageurs pour répondre à toutes vos questions pratiques sur la réinstallation. En fonction de l’ampleur de votre déménagement, vous voudrez peut-être également proposer des packages de réinstallation du personnel.

Une chronologie

Lorsque vous planifiez un calendrier pour votre déménagement, prenez en compte vos besoins opérationnels. Prévoyez de déménager pendant votre période de l’année la moins occupée. Si cela n’est pas possible, vous pouvez toujours réduire les interruptions de votre flux de travail quotidien en systématisant votre processus d’emballage et en vous préparant correctement pour un déménagement. Une fois votre réinstallation confirmée, il n’est jamais trop tôt pour commencer à planifier.

Les jalons

Divisez un projet complexe en petites parties gérables. Cela est nécessaire pour les déménagements multiphasiques, où vous aurez besoin d’un plan complet couvrant l’ensemble du cycle de vie du projet. Mais les projets plus petits peuvent également bénéficier d’un tel plan de bureau. Spécifiez qui et quoi se déplacera à chaque étape conformément à vos objectifs généraux, aux calendriers de construction, etc.

Un plan de communication

Faites participer tout le monde, des collaborateurs aux partenaires, en passant par les clients et le grand public, afin qu’ils se sentent personnellement investis dans votre réinstallation. L’élaboration d’un plan de communication à l’avance permettra à la direction de préparer des communications professionnelles approfondies garantissant que tout le monde comprend bien leurs rôles, leurs responsabilités et leurs obligations redditionnelles, sans les dépasser. Nous vous recommandons de communiquer un déménagement de bureau, tel que notre entreprise demenagement tunisie avec une variété d’outils pour maintenir l’engagement des personnes.

Un plan de conception

Organisez plusieurs visites pour évaluer le nouveau bureau avec les planificateurs et les concepteurs d’espace. Passez en revue vos actifs actuels, de la technologie aux meubles. Ensuite, décidez ce qui va déménager de votre bureau actuel, ce qui doit être acheté et où tout va aller dans le nouvel emplacement. Le plan d’étage et la disposition constituent un élément clé d’une stratégie efficace de déménagement de bureau.

Listes de contrôle

Les listes de contrôle vous aident à préparer et à exécuter votre déménagement sans faille. Nous ne saurions trop pas insister sur l’importance de cet outil simple mais puissant dans le cadre d’une stratégie de relogement des bureaux réussie.

Buts

Consulter tous les départements pour évaluer et enregistrer leurs besoins. Ensuite, formez un groupe de travail mobile avec les ressources humaines, le marketing, l’informatique et la finance. Représentez l’ensemble de votre organisation pour qu’elle fonctionne comme un groupe cohérent.

Critères de mesure

Déterminez comment vous allez mesurer le succès de votre déménagement. Les méthodes d’évaluation des performances de l’entreprise, de la communication, des coûts et de la satisfaction des employés doivent toutes être prises en compte dans votre évaluation.

Les processus documentés et les résultats sont les clés d’une délocalisation réussie qui peut économiser votre entreprise maintenant et à l’avenir.

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